Como reduzir custos de impressão

 Reduzir custo é uma condição de permanência no mercado. Se você não fizer, seu concorrente o fará e será mais eficiente que você.

Mesmo com o avanço das tecnologias sabemos que nem tudo é virtual, tanto em casa quanto no trabalho ainda existe espaço para a papelada. São pilhas de papel, que muitas vezes encontramos documentos que nem precisariam ser impressos.

Quem não faz periodicamente uma revisão completa nas suas rotinas e processos, procurando novas maneiras de fazer as mesmas coisas, de forma mais eficiente, diminuindo o tempo de execução, encurtando os caminhos, simplificando, pensando na qualidade e principalmente na inovação, possivelmente encontrará problemas em breve.

Uma das formas mais eficientes de reduzir os custos que envolvem a impressão é a terceirização completa do processo de impressão. Se for implantada adequadamente, esta prática consegue reduzir os custos de impressão em até 50 %, comparado a empresas que administram equipamentos próprios. Entretanto, a escolha de uma empresa de outsourcing de impressão adequada é de suma importância para o sucesso, seja criterioso na escolha.

Dicas de como reduzir os custos de impressão

• Use o modo Econômico do driver de impressão.
• Avalie a possibilidade de utilizar duplex (impressão frente e verso) da sua impressora.
• Instale um software de bilhetagem de impressão, isto irá reduzir de imediato 30% do seu custo de impressão.
• Escolha a impressora adequada. Não considere somente o valor da impressora, observe o custo por página impressa. De forma simplista, isto se faz dividindo o preço dos insumos (cartucho, toner, cilindro, etc) pelo número das páginas que podem ser impressas com aquele insumo. Impressoras baratas podem ter custos elevados de impressão.
• Evite ficar muito tempo sem usar a impressora, faça pelo menos uma impressão por semana. Pois, a lubrificação e cartuchos podem secar devido à falta de uso e lhe gerar gastos de manutenção;
• Para evitar desperdício, sempre visualize antes de imprimir um documento;
• Se a empresa possui uma demanda grande de impressão, ou se administrar suas impressoras está lhe tomando tempo, contrate um serviço de outsourcing para que seja avaliada a melhor estratégia para reduzir os custos sem perder a qualidade.
• Escolha suprimentos (papeis, toners e cartuchos) de qualidade, o barato pode lhe sair muito caro.

Caso seja um usuário final de outsourcing de impressão ou MPS, monitore seus usuários usando os softwares de monitoramento de impressão. Se você é quem presta serviços de outsourcing, ofereça esta opção aos seus clientes, pois reduzir custos de impressão é fundamental para todas as empresas.

Lembre-se: Se você não colocar esta ideia em prática, seu concorrente irá fazer.

Este artigo foi escrito por Thiarlei Macedo e publicado originalmente no site Impressão Gerenciada