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O que é Bilhetagem de Impressão?

Outsourcing de Impressão

 

A bilhetagem é uma estratégia utilizada nos serviços de outsourcing de impressão por diversas empresas, com o objetivo de reduzir custos e principalmente, gerenciar os gastos com impressão na organização.  

A bilhetagem funciona através de um software que ao ser implantado, é capaz de fornecer diversos relatórios importantes para a corporação, como dados do centro de custos, a produção de cada impressora e informações de como cada usuário está utilizando o equipamento. Com esta técnica, a empresa pode saber quais são as máquinas mais utilizadas, por quem são usadas, se os funcionários aproveitam a impressora de forma adequada e apenas quando é necessário, além de evitar desperdícios. Através das informações fornecidas pelo software de gerenciamento, a empresa terá um controle maior das impressões por meio de relatórios e terá a possibilidade de distribuir cotas adequadas para cada usuário.

A bilhetagem também contribui para a sustentabilidade, já que este controle é uma forma de conscientizar sua equipe sobre a importância de imprimir apenas o que for necessário. Além disso, o gerenciamento de impressão é uma forma de melhorar a eficiência e rapidez das impressões, já que o volume de documentos impressos será menor.

Atualmente, várias empresas já utilizam a bilhetagem e o resultado é positivo, pois traz melhorias em todo o processo de impressão e economia, já que existe este controle e dependendo do caso, limitações e restrições por usuário.

Como a Bilhetagem de Impressão é implantada nas empresas?

Para implantar o outsourcing de impressão ou a solução de bilhetagem, é preciso primeiramente seguir alguns passos para chegar ao resultado esperado:

Como é o parque de impressão? O primeiro passo para implantar uma solução é conhecer o parque de impressão, no qual ela será aplicada. Além disso, é importante analisar todos os processos que serão envolvidos, como o fluxo de documentos e a demanda de impressão da empresa.

Estudando a solução: o principal ponto para a implantação da bilhetagem de impressão é a escolha do software de bilhetagem, que irá gerenciar esta tarefa. Diversos softwares estão à disposição no mercado, cada um com características e soluções diferentes. É importante avaliar quais os relatórios que cada software apresenta e se está adequado às necessidades da organização.

Aplicando a solução: depois de instalado o software, é importante verificar se os relatórios estão sendo gerados com precisão.

Controlar e melhorar: entender o que os dados dos relatórios apontam é uma peça chave para planejar ou remodelar o parque de impressão. Diversas melhorias podem ser feitas a partir do estudo dos relatórios, desde a redução de custos até a maior velocidade no processo de impressão.

Suporte: é importante ter uma empresa especializada em outsourcing de impressão com um bom software e uma central de suporte, que pode prestar, com agilidade, melhorias no gerenciamento dessa estratégia.

Esta matéria foi escrita por Carlos Eduardo R. Pagnan – Executivo de Negócios MGITECH. 

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