Como implementar um programa de outsourcing de impressão na sua empresa

Eficiência e economia são, hoje, palavras de ordem no mercado. Um dos desafios para isso é reduzir os custos sem adotar receitas tradicionais do mercado, como demitir colaboradores ou enxugar despesas através da estrutura.

Desenvolver ações de melhoria dos processos ligados à operação da empresa, por outro lado, ajuda a eliminar vícios diários, capazes de gerar desperdício e prejuízos.

Existe despesas dentro da empresa, que não são levadas em consideração na hora da redução de custos. Atacar pontos básicos como os custos com impressão gera resultados positivos em médio prazo. Hoje é possível contratar empresas especializadas em outsourcing (terceirização) de impressão, reconhecidas por gerarem economia a partir de 40% em impressões a contar do período anterior à contratação.

Este serviço consiste em uma ferramenta completa de gerenciamento e monitoramento, além de equipamentos (impressoras, scanners, copiadoras), suprimentos originais e compatíveis (cartuchos de toners, papéis, peças de reposição)  e manutenção.

Etapas da implementação

Primeiro é feito um estudo para reconhecer as características do uso atual do parque de impressoras e a partir do diagnóstico estuda-se como atacar os problemas. Geralmente, os principais pontos levantados são:

• Desperdício de papel: questionados sobre os motivos para o descarte de impressões, os usuários apontaram a baixa qualidade ou duplicidade. No caso das impressões duplicadas, o mais comum é o recolhimento indevido do documento;

• Parada das impressoras: a falta de insumos, a manipulação inadequada e o agendamento tardio de manutenção são as principais razões;

• Gestão de insumos: perda de papeis, toner e cartuchos por armazenamento inadequado, estoque insuficiente e uso de materiais de segunda linha causam prejuízos constantes para as empresas;

• Manutenção: a falta de efetividade das equipes internas de TI para realizar reparos, impressoras ultrapassadas sem garantia de manutenção e a contratação de equipes de manutenção sem know-how somam perdas diárias para as empresas que optam por fazer a gestão do parque de impressões.

O diagnóstico prevê, também, afinar necessidades e objetivos de quem contrata, para que seja possível alcançar um projeto baseado em perspectivas tangíveis.

Passada essa fase, inicia-se a implantação de um parque de impressoras munidas com um software de outsourcing (terceirização) de impressão configurado para garantir a efetividade do projeto. Com ele é possível controlar todo o fluxo de impressões da empresa. Por meio de alertas inteligentes, o software detecta quando há necessidade de realizar as manutenções pontuais e as periódicas, sem necessidade de intervenção humana.

Nesse caso, a empresa prestadora de serviços oferece uma equipe especializada para realizar visitas de manutenção, previamente agendadas com o cliente: o software informa se a necessidade é reabastecimento, atendimento preventivo ou reparo.

Outra vantagem é a garantia de manter um parque atualizado com a tecnologia mais adequada à necessidade do cliente. Com equipamentos mais modernos a empresa obtém eficiência energética e maior velocidade no ciclo de impressão. Outro ponto essencial é a garantia de utilizar insumos originais, resultando em impressões com qualidade profissional e eliminando o descarte por falta de qualidade.

O cliente pode optar pela bilhetagem de impressão, recurso que identifica os usuários, os documentos impressos e a quantidade total de uso. Nesse caso, a economia e o controle são amplamente potencializados. Os gestores do parque têm autonomia para extrair relatórios com esses dados e intervir com orientações às equipes, caso seja necessário.

Outro recurso interessante da bilhetagem é estabelecer uma cota de impressões por usuário, o que o ajudará a fazer o autogerenciamento de suas impressões.

Esses recursos agregam alta eficiência operacional e permitem que as equipes foquem seus esforços e seu tempo produtivo nos pontos relevantes do seu negócio, melhorando os resultados da empresa.

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