Devemos treinar os funcionários para operar aplicativos corporativos?

Aprender novas tecnologias não é mais uma preocupação para usuários finais. Cada vez mais, consumidores estão acostumados com mudanças e ávidos por diferentes conhecimentos tecnológicos. No ambiente corporativo, os funcionários desejam os mais novos e eficientes aplicativos e ainda querem funcionalidade imediata.

Em algumas empresas, o service desk começa a assumir o treinamento dos funcionários para aplicativos e softwares usados para trabalhar. Mas se as tecnologias estão tão intuitivas, por quê a necessidade de ensinar funcionários a usarem os aplicativos da empresa?

Veja os benefícios de um bom treinamento:

• Melhor relacionamento entre funcionários e service desk

Treinamentos estimulam o diálogo e colaboração entre o service desk e funcionários da empresa. Quando ambas as partes conversam, é possível capturar informações para suprir mais assertivamente as necessidades de quem vai usar o aplicativo no dia a dia.

Além disso, os funcionários tendem a aprender a usar o programa de forma mais completa, o que facilita o trabalho. Geralmente, 80% dos usuários finais utilizam 20% da funcionalidade de um aplicativo. Treinar esses usuários gera maior acesso às ferramentas menos óbvias e resulta em ganho em produtividade. 

• Retorno sobre o Investimento

Espera-se que a gestão de TI ajude a aumentar o valor do negócio de uma empresa. Isso tem maior tendência a acontecer quando funcionários estão confortáveis com o uso de todas as funções do novo aplicativo e conseguem otimizar o trabalho a ser feito.

O treinamento também evita perguntas elementares que ocupam tempo do service desk, ao mesmo tempo que forma profissionais de TI mais aptos para responder os inquéritos que chegam. Ensinar funcionários a usarem os aplicativos da empresa deve ser encarado com parte de qualquer projeto de TI.

Como dar treinamentos eficientes?

Sabemos que planejar treinamentos não é uma habilidade muito desenvolvida pelo TI, que costuma desenvolver soluções mais técnicas. Por isso, formar uma parceira com o RH da empresa pode ser fundamental para o sucesso do treinamento.

Busque ajuda de um profissional do RH para elaborar materiais, aperfeiçoar maneiras de ensino e administrar agendas. Dessa forma, o TI fica focado no lado técnico, sem perder tanto tempo com a parte administrativa dos treinamentos.

Além disso, a gestão de TI deve desenvolver estratégias de longo prazo, como calendário com os lançamentos de aplicativos que necessitam de treinamento. Por fim, também devem garantir que a carga de trabalho dos seus funcionários é distribuída de forma justa para que nenhum grupo seja sobrecarregado e que o service desk de TI possa continuar a prestar um serviço de qualidade.