Documento: O Maior legado de uma empresa

Para um documento nascer, levam horas, dias, semanas, meses e até anos, desenvolvidos por uma ou mais pessoas, mas esquecidos tão rapidamente quanto um simples plugar e desplugar de um pendrive. Isso precisa mudar.Aproveitando o ensejo cômico mas trágico: jamais coloque “versão final” em um documento. É como abrir um buraco negro. O final de verdade nunca chega, o tempo parece passar mais rápido e o tamanho do arquivo só aumenta. E você se sente mais velho: já lançaram um foguete doméstico para Marte e você ainda está fazendo a versão final 5 da apresentação institucional. A dica é: considere que um documento é seu amigo e ele jamais gostaria de ganhar um apelido terminal.

Custa tempo e dinheiro

Documento precisa de atenção: nome de arquivo correto, diretório pertinente, tag indexável, permissão de escrita ou visualização, permitir a recuperação da informação, documentar atualização, não deixar o colega duplicar arquivos e deixar a versão mais antiga… isso dá muito trabalho. Não temos tempo. E se um sistema pudesse fazer isso tudo de forma transparente? Fluxo de documentos padronizados, em formato de processos, deixando tempo livre para focar no conteúdo de fato ou no seu negócio em si. Seria bom.

A IDC publicou dados interessantes sobre documentos em uma empresa média estadunidense:

• São feitas 19 cópias para cada documento físico
• Custa U$ 250 para recriar cada documento perdido
• Um arquivo físico comporta até 2.500 folhas por gaveta.
• Um simples CD pode armazenar até 13.000 páginas de documentos.

Documento tem custo. Existe um sistema que pode reduzir custos e padronizar processos documentais.

Digitalização e Processos Documentais

O primeiro passo certamente é colocar um vaso de flores no lugar do seu arquivo empoeirado. Olhe para seus documentos físicos e pergunte: isso pode ser digital? Se a reposta for sim, escaneie e recicle o papel. Pronto! Grite para todos os colegas de trabalho ouvir:  “A partir de hoje, nesta empresa tudo será digitalizado!”

O segundo passo é sistematizar o processo de digitalização e fomentar isso através de políticas. Dá pra criar um processo de RH “cadastro de novo funcionário”, por exemplo, com processo padronizado, desde a digitalização dos documentos, indexação e armazenamento. Por segurança e evitar duplicidades, os documentos não ficam no computador dos funcionários. São acessados pela web, dependo do departamento do funcionário e nível hierárquico.

Só benefício!

Com o IBSGED (GED significa Gestão Eletrônica de Documentos) você facilmente gera, controla, armazena, compartilha e recupera informações existentes em documentos de forma ágil e segura via navegador web. Todo o processo (digitalização e classificação de documentos) pode ser feito dentro de sua própria empresa, minimizando riscos com extravio de documentos ou acesso de terceiros às informações confidenciais de sua empresa.

Alguns benefícios:

• Processos eletronicamente validados, eletronicamente auditados e acompanhados;
• Agilidade em seu dia-a-dia;
• Necessidade mínima de treinamento para operacional;
• Documentos sempre atualizados para todos que precisarem de acesso;
• Redundante e seguro;
• Sem necessidade de manter espaço físico;
• Guarda de documentos eterna.

Quanto custa? Demora pra instalar?

Adquirir o IBSGED é fácil. A implementação é mais fácil ainda. É oferecido como um serviço e cobrado mensalmente em contrato, sem precisar comprar equipamento nenhum, diluindo seus investimentos. Você paga apenas uma mensalidade e terá direito a todos os recursos do IBSGED, sem custos com implantação, treinamento e manutenção.

Este artigo foi publicado originalmente no Blog da IBSolution, parceira MGITECH em soluções de GED.