Gerenciamento eletrônico de documentos: 10 benefícios para sua empresa

O gerenciamento eletrônico de documentos, basicamente, gerencia todo o ciclo de vida de um documento. E, em uma era cada vez mais digital e conectada, esse processo pode ser um desafio crescente para muitas empresas que precisam lidar com processos baseados em papel, armazenamento desorganizado e espalhado, dificultando a recuperação rápida de informações. 

De acordo com a McKinsey, os funcionários utilizam 20% do seu tempo para buscar informações, e muitas vezes não as encontram. Exatamente por isso, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos contribui para tornar o armazenamento estruturado, organizado e, com isso, facilita a recuperação e compartilhamento de informações críticas para os negócios. 

O que é gerenciamento eletrônico de documentos (GED)? 

O gerenciamento eletrônico de documentos captura, armazena, gerencia, edita, valida, acessa e distribui informações digitais. Como citado acima, abrange o ciclo de vida dos documentos em sua totalidade, desde a criação até sua exclusão. Assim, permite a organização e o gerenciamento eficiente dos documentos da organização, reduzindo o uso de documentos físicos e tornando os processos mais eficientes. 

Dessa forma, o GED se mostra uma solução estratégica para os negócios, já que unifica as informações, monitora e controla o acesso e contribui para otimizar a estratégia de segurança cibernética da organização, entre outros benefícios: 

Acesso fácil e seguro aos documentos 

Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos transformam a maneira com que as empresas lidam com suas informações. No momento em que os documentos físicos são digitalizados, o GED permite centralizar os dados, tornando a recuperação mais rápida e conveniente. Com isso, os funcionários se tornam mais eficientes e produtivos. Por meio de palavras-chave e uma interface amigável, o tempo de resposta às solicitações é reduzido, mitigando possíveis erros e simplificando fluxos de trabalho. 

Colaboração aprimorada 

O gerenciamento eletrônico de documentos facilita a colaboração, não importando o local onde os usuários estejam. O GED permite que usuários diferentes acessem, editem e comentem simultaneamente em um documento, reduzindo a necessidade de trocas de mensagens e mal-entendidos devido a falhas no controle de versão, aumentando a produtividade das equipes. 

Controle preciso de versão 

Como conta com recursos de controle de versão, rastreando alterações e mantendo a integridade dos documentos, o GED registra todas as edições realizadas, evitando erros e mal-entendidos causados pelas diversas versões de um documento. Os recursos disponibilizados no sistema permitem que os usuários revertam o documento para versões anteriores, protegem contra a perda de dados ou edições equivocadas, garantindo a transparência e aderência à conformidade legal. 

Segurança de dados 

Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos contam com recursos de segurança que protegem as informações confidenciais contra acesso não autorizado e violações. A solução permite que políticas de controle de acesso sejam implementadas, garantindo que apenas usuários autorizados consigam visualizar ou modificar determinados documentos. Além disso, algumas soluções GED incorporam recursos de criptografia, trilhas de auditoria e backups automatizados, garantindo maior aderência às normas de conformidade e regulamentos, como a LGPD e GDPR. 

Automação de fluxos de trabalho 

O gerenciamento eletrônico de documentos otimiza os processos de negócios ao automatizar fluxos de trabalho, como o roteamento de documentos e processos de aprovação e notificações. A automação torna os processos mais ágeis, reduz erros e permite que a empresa aloque os recursos humanos de forma estratégica, aumentando a produtividade e eficiência operacional. 

Redução do uso de papel 

Sustentabilidade não é apenas uma palavra da moda, mas precisa ser implementada na estratégia de negócios da organização. O gerenciamento eletrônico de documentos agiliza a digitalização dos documentos, migrando fluxos de trabalho manuais e baseados em papel para fluxos eletrônicos. Com isso, as empresas reduzem a dependência de informações em papel, cortando custos e alcançando benefícios ambientais significativos. 

Gerenciamento de conformidade 

O GED tem um papel fundamental para a adesão bem-sucedida às regras de conformidade regulatórias. Como auxilia na manutenção de registros mais precisos, rastreia alterações e adere a padrões específicos de cada setor, o gerenciamento eletrônico de documentos simplifica processos relacionados à conformidade, monitorando prazos de retenção de documentos, implementando trilhas de auditoria e tornando o monitoramento e geração de relatórios de atividades mais simples. O GED garante registros precisos, acessíveis e armazenados em segurança, tornando as auditorias de conformidade mais simples e reduzindo riscos de penalidades. 

Busca e recuperação de documentos 

Como mantêm documentos armazenados de maneira estruturada e organizada, o gerenciamento eletrônico de documentos reduz o tempo para buscar e recuperar informações importantes, garantindo um fluxo de trabalho mais eficiente. Por meio de recursos avançados de busca e indexação, o GED garante a precisão das informações e capacita os usuários a encontrar informações específicas com poucos cliques. Com isso, reduz o tempo de inatividade, ao mesmo tempo que aumenta a produtividade dos usuários, tornando a tomada de decisões mais ágil. 

Redução de custos 

Adotar uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos ajuda a reduzir custos com o armazenamento de documentos, manutenção e segurança, mas também por tornar os processos mais ágeis e eficientes, permitindo alocar os usuários em tarefas mais estratégicas. Além disso, reduz a necessidade de impressão, contribuindo para uma economia significativa a longo prazo. 

Escalabilidade e flexibilidade 

Com os negócios crescendo, as necessidades de gerenciamento de documentos também aumentam. Com a adoção do GED, as empresas conseguem se adaptar rapidamente aos requisitos dos negócios, dimensionando o armazenamento, acesso e organização dos documentos de forma muito mais eficaz que um sistema baseado em documentos físicos. O GED permite adicionar usuários, gerenciar permissões e lidar com volumes variáveis de documentos sem prejudicar a eficiência ou a segurança de dados. 

Conheça a solução GED da MGITECH 

Com o ambiente de negócios em constante transformação, as empresas precisam lidar com novas modalidades de trabalho e processos que surgiram para atender às necessidades dos usuários. Com isso, a adoção de uma solução eficiente de gerenciamento eletrônico de documentos é fundamental para o sucesso dos negócios. 

A solução GED One, da MGITECH, centraliza toda a gestão e consulta de informações em um único local, fornecendo acesso seguro, ágil e intuitivo aos documentos necessários para o trabalho, simplificando a busca e o compartilhamento de informações. Torne sua gestão de documentos mais ágil e eficaz, contribuindo para a produtividade das equipes e tornando as operações mais organizadas. Entre em contato e saiba mais.