Melhores hábitos com smartphones

As possibilidades com os smartphones vão muito além de apenas ligar, enviar mensagens e possibilitar a navegação na internet. Esses aparelhos celulares modernos também têm o poder de facilitar a vida profissional e, quando bem usados, trazer benefícios relevantes à produtividade das empresas a partir da administração do fluxo de e-mails.

A rotina de trabalho continua muito dependente de trocas – às vezes exaustivas – de e-mails. Em casos mais extremos, o tempo gasto com mensagens eletrônicas chega ocupar um terço do período de jornada de trabalho normal. São constantes os relatos de funcionários que não conseguem realizar suas tarefas prioritárias porque se distraem com e-mails recebidos, sendo que muito deles demandam respostas relativamente urgentes.

Isso significa que não há mais como ignorar a importância de encontrar soluções que dinamizem essa tarefa árdua, muitas vezes chata, porém ainda extremamente necessária. O smartphone pode ser um aliado poderoso para administrar (e dar conta) do que chega na caixa de entrada. Basta saber como usá-lo da melhor maneira.

Estatísticas recentes apontam que as pessoas já estão abrindo e-mails no celular ou no tablet quase tanto quanto ou até mais do que no desktop. Além de não terem aquela desagradável surpresa de se depararem com a caixa de e-mails lotada, os usuários de smartphones também evitam que mensagens urgentes ou extremamente importantes passem desavisadas.

Por outro lado, responder aos e-mails pelo smartphone também não é exatamente a solução para otimizar o tempo gasto com essa tarefa. Mesmo que sejam cada vez mais modernos, os teclados dos smartphones ainda não são tão eficientes quanto os teclados padronizados. A ideia é utilizar as possibilidades de organização dos aparelhos.

Priorização

Os smartphones mais modernos possuem configurações que permitem a classificação de remetentes mais importantes e até a frequência com que os e-mails devem ser checados.

Assim, você pode definir os remetentes cujos e-mails são mais urgentes e dignos de serem avisados com um alerta a qualquer momento – como, por exemplo, de algum líder ou cliente muito relevante.

Também é possível pré-categorizar o que é spam, que deve ser enviado sempre para a sua lixeira, ou o que deve ser tido como prioridade alta ou baixa quando você chegar ao computador fixo. Trata-se de uma tarefa que pode ser executada no caminho para o trabalho ou em casa à noite, ajudando a poupar um tempo precioso e contribuindo para a produtividade.

Lembre-se de que não muito é recomendável ocupar seu tempo livre com e-mails de trabalho ou mesmo distrair-se durante uma reunião. Além de improdutiva, essa atitude pode ser mal vista e interpretada como simples distração. Portanto, evite ficar checando as mensagens a todo o momento – dica que vale também para outras modalidades, como as redes sociais.

Também é importante monitorar o tempo consumido em troca de e-mails para, em seguida, fazer uma comparação com o período gasto em outras atividades.

Existem alguns aplicativos gratuitos que são capazes de auxiliar nesse levantamento. Isso pode dar uma boa noção sobre hábitos e talvez inspire algumas mudanças na forma de comunicação com seus colegas, fornecedores e clientes.