O que é Outsourcing de Impressão?

Imagine a quantidade de papelada gerada pelo RH ou Financeiro, por exemplo. São folhas de pagamentos, relatórios, material publicitário, contabilidade, entre outros, que geram pilhas e pilhas de papel.

Reflita ainda sobre os custos embutidos na impressão, aquisição e manutenção desse equipamento?

Quem pensa que esses gastos são pequenos, engana-se redondamente!

Para mensurar o que está sendo impresso, a qualidade empregada, assim como ter assistência técnica adequada é que as empresas estão cada vez mais aderindo à terceirização de impressão, prática conhecida como Outsourcing de Impressão.

O outsourcing de impressão compreende o fornecimento dos equipamentos, manutenção preventiva e corretiva, técnico residente (dependendo do tamanho e demanda de cada projeto), fornecimento de todos os suprimentos e software de gerenciamento de impressão, de forma a atender todas as necessidades da empresa e dos usuários.

Este serviço esta cada dia ganhado mais espaço dentro das empresas dos mais diversos tamanhos e setores devido a seu grande potencial em reduzir os custos de impressão com ganhos significativos em qualidade, tanto nas impressões como em serviços.

No lugar de se preocupar com a operação e problemas de impressão, a empresa passa a gerenciar contratos de níveis de serviço (SLA) e assim fica livre de investimentos, manutenção técnica e operacional relacionado aos equipamentos de impressão.

Os projetos de outsourcing consistem em três etapas distintas:

• Realização de um levantamento do parque atual de impressoras e sua forma de utilização.

• Análise, elaboração e implantação da proposta de reestruturação do sistema de impressão, visando ganhos financeiros e melhor utilização das impressoras.

• Gerenciamento e emissão de relatórios periódicos de accounting* informando o uso das impressoras, departamento e usuários.

*Relatórios de “Account” identificam os usuários, grupos de trabalho e departamentos, informando quantidade de páginas impressas, tipo de documento e todas informações referentes aos jobs submetidos.

Desta forma é possível atribuir despesas com consumíveis tais como papel, toner, e manutenção de maneira correta e precisa.

Com base no estudo sobre o fluxo de trabalho e as necessidades relacionadas ao parque de impressão, uma equipe especializada desenvolve o projeto com o objetivo de assegurar a melhora dos processos e a contenção de custos.

Tendo como princípios a agilidade e a qualidade na prestação de serviço, toda a administração das máquinas fica a cargo da empresa, sendo responsável pela instalação, manutenção preventiva e corretiva, pelo treinamento operacional, suporte, fornecimento de peças e suprimentos, além da contabilização da estrutura instalada.

Por meio de softwares especializados, se tem o controle do volume impresso, seja por usuário ou departamento e todas as despesas do processo, além de monitorar o funcionamento dos equipamentos em tempo real, o que garante sua total disponibilidade.

Benefícios do Outsourcing:

• Redução comprovada de custos com sistemas de impressão.

• Manutenção e suporte permanente durante o contrato.

• Garantia de constante atualização tecnológica.

• Eliminação de desperdícios, estoques com suprimentos e peças.

• Padronização do parque de impressão e cópia.

• Identificação e contabilização precisas dos custos com impressões e cópias.

• Controle de custos e despesas por usuário.

• Aumento de produtividade.

• Diminuição dos ativos.

Redução de custos indiretos:

• Instalação e Implantação;

• Reconfiguração;

• Gerenciamento de Rede;

• Treinamento;

• Provisão de papel e consumíveis;

• Contabilização de Jobs; Contabilização de Jobs;

Todos esses benefícios acabam tendo um valor indiscutível para a empresa contratante, que pode operar despreocupada e sem dor de cabeça, pois terá equipamentos de ponta, assistência em tempo real e grande economia nos serviços (no mínimo 30%).

Os funcionários também irão operar sem complicações, com total gerenciamento de seus arquivos impressos ou digitalizados.

Esta matéria foi escrita por Carlos Eduardo R. Pagnan – Executivo de Negócios MGITECH.