Quais são as vantagens do aluguel de impressoras?

Fazer a gestão interna das impressoras da sua empresa parece um ganho financeiro, mas pode se tornar uma dor de cabeça já no curto prazo. Mesmo na compra bem orientada, você pode adquirir equipamentos que logo estarão inadequados ao seu volume de impressões. Com uma demanda maior, a possibilidade de paradas técnicas aumenta, ocasionando a dispersão do foco da sua TI, que passará a fazer a administração desse problema.

Outros inconvenientes começam a aparecer de maneira sistemática: fornecedores e insumos ruins, manutenção duvidosa, desperdício de papel, problemas no armazenamento de materiais e, em algum tempo, a gestão de uma impressora obsoleta e sem garantia de manutenção. Ou seja: no final das contas, o prejuízo é certo.

Felizmente, o mercado de aluguel de impressoras está ai para resolver essa questão de modo eficiente, mesmo nas empresas de pequeno porte.

A principal vantagem de alugar impressoras é a transferência da gestão para uma empresa especializada no assunto, capaz de fornecer os melhores recursos tecnológicos e promover uma redução de custo em todo o ciclo de vida da impressora.

Um dos compromissos assumidos pelas empresas de locação de impressoras é fornecer um pacote de soluções adequado ao universo do cliente. Entre essas soluções estão:

• Projeto do parque de impressoras: a empresa responsável realiza um estudo no qual analisa a distribuição e o porte das impressoras necessárias para atender às demandas dos departamentos;
• Configurações de impressão: já de saída, pode estabelecer como padrão a cópia frente-e-verso, rascunho ou preto-e-branco, combinando essas características por usuário ou máquina;
• Impressoras modernas: a empresa de aluguel de impressão acompanha o desempenho do parque e se responsabiliza por eventuais trocas quando o equipamento for antiquado ou insuficiente para a demanda. Impressoras mais eficientes e rápidas consumem muito menos energia elétrica.

As revisões das impressoras são agendadas periodicamente a fim de evitar problemas que ocasionem transtornos para os usuários. No caso da reposição dos insumos, basta o cliente fazer uma solicitação, para que o reabastecimento aconteça de acordo com o prazo definido em contrato. Todos os materiais utilizados são originais do fabricante e a equipe prestadora de serviço é altamente capacitada para a função. Ela também se responsabiliza pelo descarte correto dos resíduos gerados no uso, evitando poluir o meio ambiente.

Outro ponto que justifica a contratação de um serviço de aluguel de impressoras é a implementação de softwares especializados em gestão de impressão. Eles são capazes de realizar a bilhetagem de impressão, que identifica todas as características da solicitação de cópia e fornece esses dados por meio de relatórios.

Ao extraí-los, o administrador do sistema identifica, pelo nome dos usuários, quais foram as quantidades de cópias realizadas, se foram coloridas ou não e os horários do uso, tudo isso acompanhado pelos nomes dos arquivos. Esses dados podem servir de base para a distribuição do custo entre as áreas ou mesmo como ferramenta para encabeçar ações internas de sustentabilidade.

Outro ponto interessante é a possibilidade de limitar a quantidade de impressões por grupos ou usuários, o que inibe o uso inadequado dos recursos da empresa, agregando racionalização no processo, ao mesmo tempo em que delega a responsabilidade da autogestão para o funcionário.

São inúmeros os benefícios de terceirizar uma função tão operacional e necessária dentro do universo do seu negócio. Esse tipo de atitude ajuda a construir uma empresa mais racional e eficiente em cada detalhe.

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