Quando terceirizar serviços de impressão de documentos

Muitas empresas procuram terceirizar serviços de impressão de documentos para tornar o fluxo de trabalho mais eficaz e reduzir custos. Apesar de, dependendo das necessidades dos negócios, uma impressora tradicional é suficiente para lidar com a quantidade de documentos que precisam ser impressos. Em outras situações, é necessário buscar equipamentos especializados para garantir resultados de alta qualidade. 

Como muitas vezes se trata de projetos pontuais, como a necessidade de imprimir um livreto de apresentação dos serviços da organização, esses processos são encaminhados para uma empresa com as máquinas adequadas para garantir a qualidade da impressão. 

Mas terceirizar serviços de impressão de documentos não diz respeito unicamente à impressão de projetos especiais, mas também está ligado à locação de equipamentos de impressão que ficam instalados nos locais indicados pela empresa contratante. 

Por que terceirizar serviços de impressão de documentos? 

Terceirizar serviços de impressão de documentos significa que a gestão desse processo é repassado para uma empresa especializada. As organizações, com isso, buscam otimizar a tarefa e reduzir o tempo gasto pelos funcionários para imprimir documentos. 

A terceirização não é nenhuma novidade para a maioria das empresas. Antigamente, as companhias locavam grandes máquinas impressoras, pagando pelo número de cópias feitas. Entretanto, havia outros custos envolvidos, como a necessidade de contratar funcionários para realizar o processo de impressão, além de dispor de um espaço para a instalação do equipamento. 

Com o passar dos anos, os equipamentos foram diminuindo de tamanho e ficando mais baratos, viabilizando a compra de impressoras próprias que seriam espalhadas pelos diferentes departamentos da empresa. Se isso tornou a experiência do usuário mais satisfatória, afinal ele tinha um equipamento pronto para usar instalado em uma mesa próxima, também trouxe outros custos que precisaram ser gerenciados. 

As empresas passaram, além de adquirir as impressoras, a comprar papel e a tinta, contratar serviços para manutenção e consertos, lidar com a depreciação das máquinas, contratar servidores para armazenar arquivos digitais e outros suprimentos. Na ponta do lápis, os custos aumentaram e, no caso de falhas nos equipamentos, ainda havia o risco de interrupções no fluxo de trabalho. 

A maneira encontrada para mitigar esses custos foi terceirizar serviços de impressão de documentos. Isso envolve contratar uma empresa especializada que irá mapear as necessidades de impressão da organização, como demanda e setores críticos, e propor melhorias para os processos em uso. 

Se a empresa contratante aceitar a proposta, é criado um cronograma de implementação para a instalação de softwares, treinamento e monitoramento dos equipamentos, transferindo a gestão das impressoras e suprimentos para empresa terceirizada. 

Com isso, a organização passa a contar com gestão e suporte 24 horas por dia, sete dias por semana, consegue garantir a previsibilidade dos custos e conquistar maior eficiência e produtividade, já que os usuários não precisam se preocupar com a manutenção dos equipamentos ou com a qualidade da impressão. 

Além disso, no caso de haver a necessidade de serviços de impressão especializados, como impressões em grandes formatos, livretos ou outros projetos especiais, também é possível terceirizar esses serviços para garantir maior qualidade técnica e serviços de acabamento, entre outros. 

Quais fatores levam as empresas a terceirizar serviços de impressão de documentos? 

Com o crescimento dos negócios, alguns sinais podem indicar que chegou o momento de terceirizar serviços de impressão de documentos para garantir a qualidade, custos reduzidos, manter o parque tecnológico atualizado e melhorar os serviços de manutenção, entre outros: 

Reduzir custos
Os custos com a compra de equipamentos e insumos são o primeiro fator que deve ser analisado na hora de buscar apoio externo para os serviços de impressão. As provedoras desse serviço tornam o gerenciamento dos equipamentos e suprimentos mais eficiente, oferecem suporte aos usuários, serviços de manutenção e o fornecimento de equipamentos de ponta. 

Adequação do volume de impressão de acordo com a demanda
A empresa está prosperando, automaticamente a necessidade de impressão de documentos cresce para acompanhar a demanda e necessidades dos funcionários. Ao terceirizar serviços de impressão de documentos, a empresa pode ajustar o volume de impressões para atender a essa demanda, sem precisar comprar novos equipamentos. 

Falta de assistência técnica
Nada mais frustrante que precisar imprimir um documento e a impressora apresentar problemas. Além dos custos envolvidos, a demora para a resolução do problema pode levar a perda de oportunidades de negócio, como uma venda cancelada. Terceirizar serviços de impressão de documentos, garante o funcionamento contínuo e sem complicações dos equipamentos, reduzindo as preocupações relacionadas à manutenção e uso das impressoras. 

Atualizar os equipamentos
A evolução dos negócios, muitas vezes, exige que a empresa adquira equipamentos mais avançados tecnologicamente e essa atualização pode aumentar os custos de forma a inviabilizar a troca de impressoras desatualizadas por novas. Terceirizar serviços de impressão de documentos permite que as empresas tenham acesso a equipamentos de ponta para garantir a qualidade e eficiência dos serviços. 

Qualidade da impressão
Projetos especiais, muitas vezes, exigem equipamentos especializados para garantir a qualidade da impressão. Além disso, por serem projetos pontuais, talvez não justifiquem o investimento em uma impressora própria. As provedoras de serviços de impressão de documentos contam com profissionais especializados e equipamentos adequados para atender às exigências de qualidade da empresa, evitando custos desnecessários e retrabalhos. 

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