Como o outsourcing de notebooks pode ser estratégico em períodos de alta demanda

Quando setores como logística, varejo e indústria encaram uma alta demanda, as empresas de médio e grande porte rapidamente sentem a pressão sobre a infraestrutura de TI. Seja numa temporada de compras online como a Black Friday ou em projetos pontuais que exijam contratações temporárias, surge o desafio de equipar cada novo colaborador com as ferramentas adequadas, como notebooks corporativos. Para gestores de TI, operações, compras e logística, assegurar que o parque tecnológico acompanhe esses picos sem comprometer a eficiência nem o orçamento torna-se um verdadeiro teste de estratégia. Afinal, em períodos críticos, a forma como a empresa escala seus recursos de TI pode definir o sucesso ou fracasso da operação. E em momentos assim, o outsourcing de notebooks pode ser a melhor saída. 

 O contexto recente ilustra bem essa situação. Para se ter uma ideia, só no último trimestre de 2023 foram anunciadas cerca de 470 mil vagas temporárias no Brasil para atender às demandas sazonais do Dia das Crianças, Black Friday e Natal. De um modo ou de outro, essas contratações testam a infraestrutura tecnológica, que muitas vezes demanda mais equipamentos e dispositivos. 

 Diante dessa necessidade urgente de ampliar recursos de TI, muitas empresas descobriram no outsourcing de notebooks uma solução ágil e eficaz. Durante a pandemia, a terceirização de laptops permitiu que organizações habilitassem equipes remotas rapidamente, pagando apenas pelo uso dos equipamentos no período necessário. Mesmo após a fase crítica, essa estratégia se consolidou. Hoje é uma realidade que a locação de dispositivos se tornou uma solução estratégica para diferentes cenários. Entenda melhor neste artigo. 

Os desafios da TI em períodos de alta demanda 

Quando a demanda de negócios explode, a TI corporativa costuma sentir o impacto imediatamente. Contratações temporárias em massa, aumento de pedidos e expansão de operações sobrecarregam não apenas os sistemas, mas também o parque de dispositivos necessário para dar suporte a esse crescimento repentino. Nesses cenários, três grandes obstáculos se destacam para a equipe de tecnologia: 

Tempo 

Os picos de demanda geralmente surgem com urgência e data marcada (uma Black Friday tem dia certo; um novo contrato grande pode exigir início imediato). Não há tempo hábil para adquirir equipamentos pelo método convencional e o processo de cotação, compra e entrega de dezenas ou centenas de notebooks pode levar semanas, algo incompatível com a necessidade “para ontem” desses períodos. 

Orçamento 

Mesmo quando há previsão da alta, investir fortemente na compra de equipamentos que serão usados por poucos meses faz pouco sentido econômico. O desembolso de capital (CAPEX) para adquirir 100, 200 ou mais notebooks pesa no caixa e pode desequilibrar o orçamento anual, sendo que após o pico muitos desses ativos ficarão subutilizados ou ociosos. 

Recursos humanos 

A própria equipe de TI tende a operar no limite durante os picos. Além de gerir sistemas e dar suporte aos usuários, os profissionais acabam encarregados de preparar e manter um volume extra de máquinas. Muitas vezes faltam mãos para configurar tantos dispositivos novos, resolver problemas técnicos em escala e depois recolher e recondicionar os equipamentos ao final do uso. 

Em suma, períodos de alta demanda testam os limites da capacidade da TI: falta tempo para adquirir máquinas de forma convencional, falta dinheiro (ou justificativa) para investir pesado em ativos de uso breve e faltam pessoas para suportar uma infraestrutura que incha repentinamente. 

Flexibilidade e escalabilidade sob demanda 

É nesse contexto que o outsourcing de notebooks surge como solução. Um dos maiores trunfos da locação de equipamentos é oferecer flexibilidade e escalabilidade imediata para o parque de TI. A empresa pode ajustar o número de notebooks conforme a necessidade do negócio, aumentando ou reduzindo a quantidade de dispositivos praticamente em tempo real. 

Se a previsão inicial era contratar 100 funcionários temporários, mas de última hora o volume dobra para 200, o fornecedor de outsourcing está preparado para fornecer máquinas extras em curto prazo, algo praticamente inviável no modelo de compra tradicional. Da mesma forma, passado o pico, é possível devolver os equipamentos excedentes, evitando que a empresa fique com dezenas de notebooks ociosos ocupando prateleiras e consumindo recursos de manutenção sem necessidade. 

Essa elasticidade operacional é apontada como um dos principais benefícios da terceirização de notebooks, já que a companhia paga e utiliza exatamente o volume de equipamentos de que precisa, pelo tempo que for necessário, evitando tanto a falta quanto o excesso. 

Vale destacar que essa escalabilidade sob demanda não se restringe à quantidade de máquinas, mas também abrange a configuração e os modelos dos dispositivos. Fornecedores de outsourcing de TI costumam disponibilizar um portfólio variado de notebooks, permitindo escolher equipamentos alinhados às necessidades de cada função durante o pico. 

Por exemplo, se um projeto sazonal requer 50 notebooks com placa gráfica dedicada para designers temporários, enquanto outros 150 funcionários extras precisam apenas de máquinas básicas para tarefas administrativas, a locadora consegue atender a ambos os perfis simultaneamente. Tudo isso sem que a área de compras tenha de gerenciar vários processos separados de aquisição ou lidar com múltiplos fornecedores. 

Essa capacidade de resposta personalizada e imediata confere uma agilidade incomparável à operação. Durante a pandemia, por exemplo, muitas organizações que adotaram serviços de locação conseguiram equipar equipes remotas praticamente da noite para o dia, na velocidade que a situação exigia. A lição é clara: em momentos de demanda acelerada, ter uma fonte confiável de equipamentos sob medida pode fazer toda a diferença entre aproveitar uma oportunidade de negócio ou sofrer gargalos por falta de infraestrutura. 

Custos sob controle e ativos sem ociosidade 

Outra dimensão estratégica do outsourcing de notebooks em períodos de alta demanda é a otimização de custos. Em vez de realizar um desembolso maciço para comprar inúmeros equipamentos, que talvez serão usados intensivamente por apenas alguns meses, a empresa converte esse investimento de capital em uma despesa operacional previsível. 

Na prática, alugar notebooks significa trocar um cheque único e elevado (CAPEX) por parcelas mensais (OPEX) ajustadas ao tempo de uso dos dispositivos. Essa mudança traz alívio ao fluxo de caixa e previsibilidade orçamentária, já que pagamentos fixos facilitam o planejamento financeiro e evitam surpresas no financeiro. Especialmente em cenários de demanda flutuante, poder pagar apenas pelo que se usa – e somente enquanto se usa – evita imobilizar capital em bens que depois ficarão parados. 

Não por acaso, muitas empresas estão migrando seus orçamentos de investimento para modelos de contratação conforme o uso, alterando o foco de Capex para Opex, preferindo pagar por serviços e recursos conforme a necessidade, em vez de fazer grandes compras antecipadas. 

 Os benefícios financeiros não param por aí. Custos invisíveis que acompanham a propriedade de equipamentos também são eliminados ou drasticamente reduzidos. Ao alugar notebooks, a empresa geralmente já tem manutenção e suporte técnico inclusos no contrato, não precisando arcar com consertos inesperados ou substituição de peças. Além disso, a locação livra a empresa de gastos associados a armazenamento, seguros e, principalmente, à obsolescência dos dispositivos após a alta demanda. 

Um notebook comprado e encostado gera custo de oportunidade e perde valor a cada mês parado, ja no modelo de outsourcing, se ele não for mais necessário, simplesmente retorna ao fornecedor, sem criar passivo. Em termos simples, a terceirização de notebooks alinha o custo diretamente à necessidade: quando a demanda cresce, o custo cresce proporcionalmente, mas de forma controlada; quando a demanda cai, o gasto também cai, preservando a saúde financeira da operação. 

Essa elasticidade no orçamento é estratégica para negócios sazonais, pois permite ganhar fôlego nos momentos de receita alta sem criar uma carga permanente de despesas quando o volume volta ao normal. 

Agilidade e continuidade operacional 

Períodos de alta demanda não dão margem para lentidão ou falhas. Quando o volume de trabalho está no auge, a velocidade de resposta e a confiabilidade da infraestrutura de TI tornam-se fatores críticos de sucesso. Aqui, novamente, o outsourcing de notebooks mostra-se um aliado formidável. 

 Além de entregar rápido, os bons fornecedores entregam pronto. Isso significa que os notebooks já chegam configurados conforme as especificações do cliente, com sistema operacional, aplicativos corporativos, configurações de rede e segurança, tudo pré-instalado. Na prática, o colaborador temporário ou a nova equipe extra pode ligar o notebook e começar a produzir imediatamente, pois não se perde tempo com instalações ou setups demorados. 

Grandes locadoras de TI, em parceria com fabricantes, conseguem até despachar máquinas personalizadas de fábrica com a imagem corporativa do cliente, eliminando de vez o tempo de configuração local. Essa preparação prévia é especialmente valiosa em períodos de pico, nos quais cada hora conta para atender aos prazos e volumes exigidos pelo negócio. 

Suporte técnico deve acompanhar o ritmo de urgência 

Quando se fala em continuidade operacional, entra em cena o suporte técnico especializado provido pelo modelo de outsourcing. Diferente de uma compra convencional, em que após a venda o suporte do fabricante pode ser limitado ou demorado, na locação o fornecedor permanece responsável pelo bom funcionamento do equipamento durante todo o contrato. Isso inclui oferecer canais dedicados de atendimento e resolver incidentes com rapidez. Se um notebook alugado apresentar defeito em plena campanha de Dia das Mães ou no auge da maior demanda industrial, a substituição ou reparo tende a ocorrer em tempo recorde, muitas vezes dentro de 24 horas nas regiões centrais e em até 48 horas em localidades mais distantes. 

Há, inclusive, contratos que asseguram máquina de backup ou troca imediata assim que um problema é reportado, minimizando drasticamente o downtime dos usuários. Afinal, durante um pico de vendas ou de produção, não se pode perder um dia inteiro porque um notebook estragou e com outsourcing isso raramente será um problema da empresa, pois o parceiro assume a responsabilidade de resolver tudo rapidamente. 

Outro ponto a considerar é que provedores de outsourcing costumam oferecer monitoramento proativo e gestão remota dos equipamentos. Assim, mesmo que dezenas de notebooks adicionais estejam em uso, a TI mantém visibilidade e controle sobre eles (por exemplo, status de antivírus, atualizações pendentes, desempenho), muitas vezes por meio de plataformas fornecidas pelo próprio locador.

Alguns serviços podem incluir ferramentas de MDM (Mobile Device Management) ou similares, facilitando o controle dos dispositivos temporários dentro das políticas da empresa. Com isso, a operação extra gerada pela alta demanda se integra ao ecossistema de TI de forma organizada e segura, e eventuais problemas podem ser detectados e tratados antes de virarem dor de cabeça. 

 Ao optar pelo outsourcing de notebooks, a empresa ganha em velocidade de implantação e em confiabilidade durante a fase mais crítica. Os funcionários extras terão equipamentos prontos para uso no momento certo, e qualquer incidente será resolvido pelo fornecedor com a urgência necessária, garantindo que a produtividade se mantenha alta mesmo sob pressão. Essa tranquilidade operacional não tem preço quando se lida com clientes impacientes, prazos apertados e volumes recordes de trabalho. 

Foco no core business e alívio para a equipe de TI 

Toda organização que já passou por um ciclo de alta demanda conhece bem a cena: a equipe de TI convertendo salas de reunião em centros improvisados de preparação de computadores; técnicos indo de mesa em mesa instalar software; gestores de TI virando noites para resolver travamentos. Tudo para dar conta do aumento repentino de usuários e dispositivos. 

Embora esse esforço seja muitas vezes visto como parte do trabalho em períodos excepcionais, ele traz um enorme custo de oportunidade. Cada hora que a equipe de tecnologia despende configurando notebooks ou atendendo chamados de suporte emergencial é uma hora não dedicada a iniciativas estratégicas que agregariam valor ao negócio. Em vez de ajudar a empresa a inovar, otimizar processos ou aprimorar sistemas durante um momento crítico (quando, por exemplo, há um fluxo de dados muito maior para analisar ou oportunidades de melhoria surgindo nos processos de pico), os profissionais de TI ficam presos em tarefas operacionais e reativas. 

O outsourcing de notebooks atua justamente para liberar os CIOs e a equipe de TI a focarem no core business da empresa. Ao contratar a infraestrutura como serviço, todo o ciclo de vida daqueles notebooks adicionais – desde a logística de entrega, passando pela preparação e suporte de primeiro nível, até a retirada ao final do uso – fica a cargo do fornecedor. A TI interna não precisa se preocupar em comprar, instalar, consertar ou recolher máquinas e pode concentrar suas energias onde faz mais diferença: garantindo que os sistemas corporativos suportem o aumento de transações, desenvolvendo novas soluções para aproveitar o boom de demanda ou atendendo às demandas estratégicas das áreas de negócio. 

Essa priorização é extremamente saudável para a empresa. Durante um pico de vendas, por exemplo, a área de TI deveria estar analisando o desempenho do e-commerce, otimizando bases de dados, reforçando a segurança contra ataques e não trocando teclado de notebook ou instalando manualmente aplicativos básicos para dezenas de novos usuários. 

Com o outsourcing, os colaboradores extras já recebem máquinas operando perfeitamente e com suporte garantido, reduzindo drasticamente o volume de chamados simples que tipicamente entopem o service desk em momentos de grande movimento. A TI deixa de “apagar incêndios” no dia a dia para assumir um papel mais proativo e estratégico na gestão do pico de demanda. 

Mais agilidade para o negócio e foco estratégico para a equipe de TI 

Além disso, ao demonstrar confiança em parceiros para tarefas operacionais, a empresa promove uma cultura interna de agilidade e colaboração. Os departamentos de compras e TI conseguem responder rapidamente às solicitações das áreas de negócio (pois têm à disposição um modelo flexível para provisão de recursos), fortalecendo a imagem da TI como viabilizadora, e não como gargalo. 

Para os gestores de operações e logística, isso é um alívio. Eles sabem que podem planejar expansões sazonais contando que a infraestrutura estará disponível quando precisarem, sem burocracia excessiva. E para os profissionais de TI é motivador poder direcionar seus talentos a projetos tecnológicos mais desafiadores e inovadores, em vez de ficarem atolados em tarefas repetitivas de suporte em massa. 

Resumindo, o outsourcing de notebooks em períodos de alta demanda não só traz ganhos diretos de infraestrutura, mas também melhora a gestão de pessoas e prioridades dentro da organização. O time de TI não desperdiça seus talentos em atividades de baixo valor num momento em que é mais necessário estrategicamente. 

Sustentabilidade no ciclo de vida dos dispositivos 

Por fim, vale mencionar um benefício adicional importante do outsourcing de notebooks: a sustentabilidade. Em tempos nos quais práticas de ESG ganham destaque, a forma como a empresa lida com seus equipamentos de TI também reflete seus valores e compromissos. 

Ao optar pela locação em vez da compra, as organizações reduzem a produção e descarte excessivo de dispositivos eletrônicos, contribuindo para minimizar o lixo eletrônico. Isso acontece porque a prática de aluguel promove a reutilização e a reciclagem, evitando que máquinas ainda em bom estado sejam aposentadas prematuramente e descartadas no meio ambiente. 

Em um modelo de outsourcing bem estruturado, quando o notebook deixa de ser necessário para a empresa contratante, ele retorna ao provedor, que lhe dará a destinação adequada: pode ser remanufaturado e locado a outro cliente, ter peças aproveitadas para manutenção de outros equipamentos ou, ao fim da vida útil, ser encaminhado para processos de reciclagem certificados. Desse modo, a economia circular é fortalecida, prolongando o ciclo de vida dos aparelhos e reduzindo a demanda por fabricação de novos equipamentos. 

Durante os períodos de alta demanda, essa vantagem ganha contornos práticos evidentes. Considere novamente a hipótese de uma empresa que precisa de 200 notebooks extras por apenas três meses. Se ela comprar esses 200 notebooks e depois não tiver uso para boa parte deles, é bem provável que, após o pico, vários fiquem estocados depreciando e acabem descartados em poucos anos, um desperdício de recursos e um passivo ambiental considerável. 

Com o outsourcing, ao contrário, os 200 notebooks retornarão ao locador e continuarão em uso em outros contextos, evitando a geração de resíduos desnecessários. Além disso, a empresa contratante evita ter de estocar aparelhos eletrônicos obsoletos ou se preocupar com o descarte mais adiante, uma responsabilidade que fica com o parceiro especializado, que segue normas ambientais e de segurança. Ou seja, a organização atende suas necessidades de pico sem descuidar do meio ambiente, delegando a gestão sustentável dos dispositivos ao fornecedor. 

Adotar o outsourcing de notebooks comunica, portanto, uma mensagem de responsabilidade socioambiental. A empresa demonstra que busca crescer e atender picos de demanda sem descuidar da sustentabilidade, adotando uma postura consciente quanto ao ciclo de vida dos seus dispositivos de TI. Essa imagem positiva agrega valor à marca e ajuda a construir um legado alinhado aos princípios de ESG. 

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A MGITECH é especialista em locação de notebooks e gestão de TI sob medida para empresas que enfrentam picos de demanda. Oferecemos agilidade e escalabilidade com dispositivos prontos para uso, suporte técnico proativo e logística reversa eficiente. Com nossa estrutura, sua operação cresce no ritmo necessário, sem sobrecargas e sem burocracia.  

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