Locação de coletores de dados: Os prós e contras

Em 2001, ao escrever o livro “A Era do Acesso”, Jeremy Rifkin antecipava um mundo em que os consumidores deixariam de adquirir produtos para acessá-los como um serviço, no momento em que precisassem deles. 

Nos últimos 15 anos, esse conceito passou a estar presente em diversos segmentos, como informação, entretenimento, hardware, software e eletrônicos. Na nossa sociedade, em que atualizações, inovações e customizações são cada vez mais frequentes, alugar itens pode ser, em algumas situações, mais interessante que comprar o bem.

Embora os exemplos mais frequentes da “Era do Acesso” estejam no relacionamento com os consumidores (Netflix, Zipcar e Airbnb são casos muito claros de empresas que desenvolveram negócios a partir desse conceito), no mundo corporativo também existem vantagens de sair da compra e ir para a posse temporária de um bem como serviço.

No segmento de equipamentos de TI, por exemplo, é possível investir na locação de coletores de dados em vez de comprá-los. Para ilustrar o que estamos falando, podemos destacar as seguintes vantagens de alugar coletores de dados:

1) Investimento conforme a necessidade: a locação de coletores de dados permite que a empresa conte apenas com os equipamentos que irá usar a cada momento. Se for preciso utilizar mais equipamentos para atender a uma demanda pontual, não é necessário comprá-los e depois deixá-los sem uso.

2) Custos fixos: especialmente em períodos de desaquecimento da economia, ter custos flutuantes é prejudicial para o negócio. A locação de aparelhos permite você ter um custo fixo mensal em relação ao contrato. Uma vez que todo o suporte é por conta da contratada, a empresa não possui custos surpresas com manutenção de aparelhos, por exemplo.

3) Benefícios fiscais: serviços de locação são contabilizados como despesas operacionais (Opex) e não como investimento (Capex), o que permite total abatimento da base de cálculo do Imposto de Renda para empresas no regime tributário de Lucro Real.

4) Redução de riscos: a locação de um bem oferece menos riscos que sua compra. Se o item não atender às necessidades ou se tornar obsoleto antes do esperado, basta encerrar a locação.

5) Modernização do parque tecnológico: especialmente no setor de TI, investir na compra de equipamentos faz com que, em pouco tempo, a empresa conte com produtos defasados, uma vez que a atualização tecnológica é intensa. Nesse cenário, alugar equipamentos faz com que a empresa esteja sempre com os equipamentos atualizados.

6) Aumento de produtividade: equipamentos mais modernos são mais rápidos e eficientes, o que eleva a produtividade dos profissionais envolvidos. No caso dos coletores de dados, por exemplo, tecnologias de reconhecimento de voz, RFID e WiFi aceleram a captura e transmissão de informações.

7) Liberação de capital para investimentos: a aquisição de equipamentos demanda, no curto prazo, um maior desembolso de capital do que a locação. Assim, o capital que seria investido na compra de coletores de dados pode ser aplicado em outras atividades que podem ser mais estratégicas para a empresa naquele determinado momento.

8) Transparência na gestão de custos: em um processo de locação de equipamentos, a empresa sabe exatamente quanto gastará com aquele produto. Não existem custos ocultos, tais como atualização de software, compra de peças de reposição, impossibilidade (ou muita dificuldade) de revenda dos ativos, contratos de manutenção e tempo de funcionários parados aguardando a manutenção de seu equipamento.

A decisão entre locar e comprar equipamentos, porém, não é tão simples assim. Afinal, também há desvantagens na locação:

1) Custo Total de Propriedade (TCO): equipamentos adquiridos costumam ser utilizados até o fim de sua vida útil. Caso essa seja a necessidade de sua empresa, a locação trará um custo final mais elevado que a compra do bem.

2) Presença de expertise sobre o produto na empresa: em determinadas aplicações, a equipe de colaboradores é especializada naquele tipo de equipamento e, assim, operá-lo com tamanha eficiência que a sua substituição trará perda de produtividade. Nesse caso, é melhor continuar com o produto adquirido.

3) Uniformização do parque tecnológico: com o tempo, a locação de equipamentos sem uma estratégia de longo prazo faz com que haja diferentes versões de equipamentos, rodando sistemas operacionais e versões diversas de software. Isso faz com que os colaboradores tenham de se adaptar a diferentes ambientes tecnológicos conforme trabalham, reduzindo sua produtividade. Porém, isso acontece com uma menor frequência em coletores de dados robustos.

Embora a locação de equipamentos possua diversas vantagens sobre o processo de compra, vale a pena realizar uma ampla análise de custos e benefícios antes de tomar a decisão pelo tipo de investimento que será feito.