Locação de notebooks x compra: qual modelo equilibra custos com desempenho de TI?

Sabemos que todas as empresas buscam equilibrar custos e desempenho de TI ao equipar suas equipes com notebooks e outros dispositivos. E uma dúvida comum que sempre surge é: vale mais a pena investir na compra ou optar pela locação desses equipamentos? Alguns dados podem ajudar a definir melhor esse cenário e essa questão.

Nos últimos anos, a locação de notebooks vem ganhando força como alternativa para reduzir gastos sem comprometer a performance tecnológica, mas o caminho ainda é longo se comparado a mercados mais avançados. Nos Estados Unidos, por exemplo, cerca de 80% das empresas já adotam o modelo de locação para seus equipamentos de TI, enquanto no Brasil esse número ainda gira em torno de apenas 10%, segundo dados da International Data Corporation (IDC).

Há, no entanto, uma tendência de mudança, que reflete a busca por transformar despesas de capital (Capex) em custos operacionais previsíveis (Opex), revolucionando a forma como as organizações gerenciam seus recursos tecnológicos. Neste artigo, vamos comparar os modelos de compra e locação de notebooks, trazendo dados para entender qual modelo melhor equilibra o custo com o desempenho de TI.

Cenário atual e tendências

A locação de equipamentos de TI, incluindo notebooks, deixou de ser algo pontual e se tornou uma tendência em ascensão no mercado. Dados recentes indicam forte crescimento desse setor. Em 2021 foi registrado um salto, com o mercado de locação de computadores no Brasil crescendo 24%, e, no ano seguinte, 21%. Essa trajetória continua em alta e acompanha o crescimento de todo o mercado brasileiro de de TI, que deve crescer 13 este ano, segundo a IDC.

Globalmente, o movimento também é significativo. O mercado global de aluguel de laptops foi avaliado em aproximadamente US$ 151,1 bilhões em 2024, com projeção de alcançar US$ 155,7 bilhões em 2025. Esse crescimento constante reflete a demanda aquecida por soluções flexíveis de TI, muito influenciada pelo aumento do trabalho remoto e da transformação digital nas empresas.

Diversos fatores impulsionam esse movimento. A pandemia de COVID-19 foi um catalisador importante, com a adoção massiva do home office e do trabalho híbrido. Isso exigiu das empresas flexibilidade para equipar funcionários rapidamente. Além disso, o avanço tecnológico acelerado faz com que a vida útil dos equipamentos seja menor e notebooks fiquem obsoletos em poucos anos. Isso leva empresas a questionarem se vale a pena imobilizar capital em ativos que perdem valor rápido.

Modelo Device as a Service (DaaS) traz nossas possibilidades

Diante da nova realidade do trabalho e da tecnologia, o modelo de Device as a Service (DaaS), ou dispositivo como serviço, ganhou destaque. Provedores DaaS combinam aluguel de hardware com serviços de manutenção, upgrades planejados e suporte técnico especializado, garantindo que os clientes tenham sempre equipamentos modernos e funcionando perfeitamente. Esse enfoque em serviço agregado evidencia uma mudança na relação das empresas com a tecnologia: ao invés de possuírem inúmeros equipamentos, elas contratam tecnologia como serviço, ganhando eficiência e escalabilidade.

Outro ponto relevante é a sustentabilidade e ESG. O aluguel e a posterior renovação/reciclagem de equipamentos ajudam a prolongar o ciclo de vida dos dispositivos e reduzir o descarte de lixo eletrônico. Essa prática reforça os compromissos ambientais sem onerar as empresas com processos de descarte, uma responsabilidade que os provedores de locação costumam assumir. Assim, as tendências de mercado apontam para um futuro “as a service”, em que a locação de notebooks e dispositivos se integra a estratégias de transformação digital sustentáveis e eficientes.

Custos: locação vs. compra de notebooks

Do ponto de vista de custos, a diferença entre comprar e alugar notebooks pode ser significativa. Comprar notebooks envolve um investimento inicial elevado (Capex) para adquirir os equipamentos. Esse desembolso imediato pode comprometer o caixa da empresa e imobilizar capital que poderia ser investido no core business. Além disso, a compra vem acompanhada de custos ocultos, com depreciação acelerada, já que dispositivos se desvalorizam e ficam obsoletos rápido. Além disso, há gastos com manutenção e suporte técnico, atualização de hardware e software ao longo dos anos, incluindo ainda riscos de quebra ou perda do equipamento. E tudo isso aumenta o Custo Total de Propriedade (TCO).

Já a locação de notebooks transforma esse panorama ao trocar o grande investimento inicial por pagamentos mensais acessíveis e previsíveis. Empresas podem alugar equipamentos de TI de última geração por um valor mensal consideravelmente menor do que o custo de aquisição. Essa diferença libera caixa e permite que o capital de giro seja direcionado para outras prioridades do negócio, em vez de ficar preso em equipamentos que depreciam.

Fluxo de caixa e planejamento financeiro também são beneficiados. Ao alugar, a empresa sabe exatamente quanto pagará por mês, facilitando o orçamento de TI sem surpresas. Despesas com manutenção também tendem a desaparecer desses balanços, pois atualizações e reparos fazem parte do pacote contratado, eliminando custos extras de conserto de hardware. Isso significa que, se um notebook apresentar problema, a empresa locadora realiza o conserto ou substituição rapidamente, sem custo adicional, evitando gastos inesperados.

Aqui estão as principais vantagens de custos na locação de notebooks em relação à compra:

• Sem investimento inicial alto: não é necessário desembolsar uma grande quantia de imediato para adquirir vários notebooks, em vez disso, paga-se uma mensalidade, preservando o capital da empresa para outras necessidades;

• Previsibilidade orçamentária: os custos de TI tornam-se fixos e planejáveis, todos os gastos com o equipamento (incluindo manutenção, suporte e eventuais seguros) já estão embutidos na mensalidade, evitando despesas inesperadas;
• Manutenção e suporte: a locadora cuida da manutenção preventiva e corretiva, assim, se um notebook estraga, ele é reparado ou substituído rapidamente sem custo adicional, o que elimina gastos com consertos e reduz o tempo de inatividade;
• Benefícios fiscais: os pagamentos de locação podem ser deduzidos como despesa operacional o que, para muitas empresas, se traduz em economia tributária significativa;
• Atualização sem custos extras: ao final do contrato ou em períodos predefinidos, é possível trocar os equipamentos por modelos mais novos sem ter de comprar tudo de novo, o que evita gastos em upgrades no meio do ciclo de vida do hardware.

Quando a compra pode ser positiva

Em contraste, a compra de notebooks pode fazer sentido em algumas situações específicas. Por exemplo, quando a empresa tem necessidade de poucos equipamentos e pode mantê-los por muitos anos com uso leve. Nesses casos, estender o uso de um notebook além do ciclo típico de atualização poderia diluir o custo ao longo de vários anos.

Porém, deve-se ponderar os riscos: equipamentos antigos podem apresentar desempenho inferior, maior custo de manutenção fora da garantia e incompatibilidade com softwares modernos, o que afeta a produtividade. De modo geral, para a maioria das organizações, os dados mostram que a locação tende a reduzir o custo total de prover tecnologia aos funcionários, especialmente quando considerados todos os fatores, como depreciação, suporte, downtime e incentivos fiscais.

Desempenho de TI e atualização tecnológica

Além dos benefícios financeiros, é importante avaliar o impacto de cada modelo no desempenho de TI da empresa, e isso inclui eficiência, produtividade e capacidade tecnológica proporcionada pelos equipamentos. Nesse quesito, a locação de notebooks oferece vantagens significativas para manter alto o desempenho do ambiente de TI. Aqui estão alguns exemplos.

Equipamentos sempre modernos e de alta performance

Ao alugar notebooks, a empresa tem acesso a modelos recentes, muitas vezes com especificações de ponta, sem precisar arcar com o preço cheio desses aparelhos. Isso garante que os colaboradores trabalhem com máquinas rápidas, seguras e compatíveis com as últimas demandas de software.

Por sua vez, quando a empresa opta por comprar, há a mentalidade de "fazer o investimento render". Ou seja, manter o notebook em uso pelo maior tempo possível. O resultado é que, após alguns anos, muitos funcionários acabam utilizando máquinas defasadas, lentas e que já não acompanham as exigências de novas aplicações.

Menos downtime e suporte aprimorado

Desempenho de TI não é apenas velocidade de hardware, mas também disponibilidade e confiabilidade. Aqui a locação se destaca por incluir suporte técnico dedicado e garantias de funcionamento. Provedores de locação geralmente oferecem SLAs (acordos de nível de serviço) robustos, com atendimento rápido.

Além disso, muitas vezes o cliente conta com equipamentos de backup disponíveis antecipadamente, sem custo extra, para substituição imediata em caso de falha. Tudo isso significa que os funcionários passam menos tempo esperando conserto e mais tempo produtivos.

Por outro lado, na compra tradicional, a empresa precisa montar sua própria estrutura de suporte ou contar com garantias do fabricante que nem sempre têm a agilidade desejada. Se um notebook comprado quebra fora da garantia, a empresa pode demorar dias para repará-lo ou ter que comprar outro.

Foco da equipe de TI em atividades estratégicas

A performance de TI de uma empresa também depende de como os profissionais de tecnologia alocam seu tempo. Em um modelo de compra, as equipes internas de TI frequentemente precisam despender horas significativas gerenciando inventário de hardware, realizando manutenção em notebooks, instalando atualizações e resolvendo problemas cotidianos de equipamentos.

Já com a locação (especialmente em contratos de DaaS ou outsourcing completo), grande parte dessas tarefas operacionais fica a cargo do fornecedor. A locação libera as equipes de TI para focarem suas energias no desenvolvimento de soluções ligadas à atividade-fim da empresa. Ou seja, em vez de o time de TI estar preocupado em consertar máquina ou formatar computador, pode se concentrar em projetos de transformação digital, melhoria de sistemas internos, análise de dados e outras iniciativas que agregam valor ao negócio. Esse redirecionamento de foco pode melhorar a performance geral da área de TI e contribuir para a inovação dentro da empresa.

Flexibilidade operacional e escalabilidade

O desempenho de TI também está ligado à capacidade da empresa de responder rapidamente a novas demandas. Com a locação de notebooks, a flexibilidade para escalar recursos é muito maior. Se a empresa ganha um novo projeto que exige contratar mais 50 colaboradores por 6 meses, por exemplo, é possível alugar notebooks adicionais por aquele período específico e depois devolvê-los, ajustando a frota de equipamentos conforme a necessidade.

Da mesma forma, se determinado departamento precisa de máquinas mais robustas temporariamente (por exemplo, a equipe de design em um evento), é viável fazer um upgrade de curto prazo via aluguel. Essa elasticidade garante que a área de TI sempre tenha o desempenho adequado à demanda, sem desperdício.

Já no modelo de compra, suprir picos de necessidade pode implicar adquirir equipamentos extras que depois ficam subutilizados ou realocar às pressas máquinas de outras áreas, gerando transtornos. A locação assegura que o desempenho não seja comprometido por falta ou sobra de equipamentos, já que o ajuste fino de quantidades e configurações é facilitado pelo contrato de aluguel.

Não à toa, setores que lidam com projetos sazonais ou variação de demanda – como empresas de engenharia, consultorias, terceirização de mão de obra e startups de tecnologia – são dos que mais aderem ao modelo de locação exatamente pela flexibilidade e agilidade que ele proporciona.

Equipamentos já configurados e prontos para uso

Um detalhe que impacta a produtividade (e, portanto, o desempenho de TI) é o tempo gasto para preparar novos dispositivos. Com a compra, quando chegam notebooks novos, a equipe de TI costuma ter trabalho para instalar o sistema operacional padrão da empresa, aplicativos corporativos, configurações de rede, políticas de segurança etc., antes de entregar ao usuário final. No caso da locação, muitas empresas fornecedoras entregam os notebooks já personalizados e configurados de acordo com o padrão do cliente.

Isso significa que, desde o primeiro dia, o funcionário liga a máquina e já pode começar a trabalhar, aumentando a produtividade imediatamente e poupando horas do time de TI com preparativos. Essa prática, somada à customização de equipamentos sob demanda, garante que a empresa locatária usufrua do máximo desempenho desde a implantação do notebook, sem tempos mortos para setup.

Assim, no critério desempenho de TI, a locação de notebooks oferece uma série de vantagens: parque tecnológico sempre atualizado, maior confiabilidade com suporte dedicado, menos tempo de inatividade, uso mais estratégico da equipe de TI e escalabilidade conforme necessário. Isso se traduz em melhor desempenho operacional e em usuários finais mais satisfeitos e produtivos.

Claro que, na compra, é possível obter alta performance inicial adquirindo equipamentos topo de linha. Porém, manter esse nível ao longo do tempo será mais custoso e trabalhoso conforme os dispositivos envelhecem. Com o aluguel, a empresa garante um desempenho consistente ao longo do tempo, sem os altos e baixos associados ao ciclo de compra, uso prolongado e substituição eventual dos notebooks.

Qual modelo oferece o melhor equilíbrio?

Considerando os pontos levantados, a locação de notebooks desponta como o modelo que melhor equilibra custos com desempenho de TI na maioria dos cenários empresariais atuais. Os dados de reforçam que alugar notebooks pode trazer economia financeira significativa, reduzindo investimentos iniciais, otimizando tributos e cortando gastos de manutenção. Isso, ao mesmo tempo em que melhora ou mantém elevado o desempenho de TI, graças a equipamentos sempre modernos, suporte eficiente e maior flexibilidade operacional. Essa combinação de custo menor e performance elevada é justamente o que muitas empresas buscam para aumentar a competitividade em um mercado cada vez mais digital.

Em termos práticos, a locação de notebooks tende a ser a melhor escolha para empresas que desejam controlar custos sem sacrificar desempenho. Abrir mão da propriedade dos equipamentos em troca de um serviço completo pode parecer contraintuitivo para alguns gestores acostumados ao modelo tradicional, mas as evidências indicam que os benefícios superam em muito as desvantagens.

É claro que cada organização deve avaliar sua realidade: quantificar o TCO da compra vs. aluguel, considerar seu perfil tributário, cultura interna e necessidades específicas. Entretanto, com mercados cada vez mais dinâmicos, ciclos tecnológicos mais curtos e pressão por eficiência, o modelo de locação oferece respostas mais alinhadas aos desafios atuais de TI.

Desse modo, se a pergunta é “qual modelo equilibra custos com desempenho de TI?”, a resposta pende fortemente para a locação de notebooks. Esse modelo proporciona economia imediata e ao longo do tempo, tecnologia sempre atualizada e operações de TI mais enxutas e eficazes. Para muitas empresas, adotar a locação significa transformar TI de um centro de custo pesado em um serviço otimizado, com gastos sob controle e alta disponibilidade de recursos.

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