Como melhorar a produtividade das equipes de campo da sua empresa

Gerenciar equipes de campo é uma tarefa desafiadora. Envolve coordenar tarefas e habilidades, motivar funcionários, fornecer as ferramentas e recursos para que eles possam realizar o trabalho com eficiência e, principalmente, manter uma comunicação eficaz. O objetivo é garantir que todos saibam quais são suas responsabilidades, contem com o suporte da empresa e permaneçam produtivos.

A tecnologia tem um papel fundamental para tornar esses processos mais tranquilos, ajudando a superar obstáculos e contribuindo para melhorar o desempenho das equipes.

E, em uma era cada vez mais digital, o uso de dispositivos móveis no dia a dia das equipes de campo tem um impacto significativo na forma com que os profissionais realizam seus serviços.

O que é uma equipe de campo móvel?

As equipes de campo móveis são grupos de profissionais que contam com apoio da tecnologia, como smartphones e outros dispositivos móveis, para realizarem seu trabalho em qualquer lugar, não ficando limitadas a um escritório físico. A tecnologia fornece acesso remoto a dados e aplicativos como se esses profissionais estivessem internos na empresa, permitindo que realizem suas tarefas com eficiência.

A tecnologia torna esses dispositivos totalmente portáteis e fáceis de usar, permitindo que a equipe de campo colete dados e os envie para análise ao mesmo tempo em que recebem informações importantes para o trabalho. Por exemplo, quando um técnico vai até a residência do cliente para instalar ou atualizar o serviço de banda larga. Pelo smartphone ele tem acesso aos dados do cliente, realiza o trabalho e dá baixa na ordem de serviço diretamente pelo dispositivo.

Além disso, esses dispositivos permitem comunicação e colaboração e oferecem recursos para chamadas de vídeo, rastreamento em tempo real e mensagens instantâneas, além de recursos de segurança e criptografia para garantir a troca de informações de forma privada.

Desafios para gerenciar equipes de campo

O gerenciamento de equipes de campo conta com uma série de desafios que variam de acordo com o foco da empresa e o serviço prestado, mas alguns desses desafios são comuns a qualquer organização:

Dificuldades de comunicação

Um dos maiores problemas enfrentados pelas equipes de campo é manter uma comunicação clara e consistente com a central.

Problemas de agendamento

Cronogramas, turnos, habilidades e disponibilidade da equipe precisam ser muito bem analisados para garantir que o trabalho seja realizado com sucesso.

Limitações tecnológicas

É fundamental fornecer os recursos, treinamento e ferramentas corretos para que as equipes de campo realizem sem trabalho com facilidade e eficiência.

Adaptação a mudanças

Lidar com cancelamentos, dificuldade de acesso, condições climáticas, falhas no equipamento e mudanças inesperadas exige um bom planejamento para não impactar na produtividade do funcionário ou na experiência do cliente.

Alocação de recursos

O gerenciamento de equipes de campo precisa lidar com a alocação eficaz dos recursos, como ferramentas, equipamentos e veículos.

Gerenciamento de tempo

Da mesma forma, é necessário fornecer os recursos para os funcionários conseguirem realizar suas tarefas em tempo hábil.

Qual o impacto da tecnologia mobile nas equipes de campo?

Alguns desses desafios, como a dificuldade de comunicação, limitações tecnológicas, gerenciamento de tempo, adaptação a mudanças e agendamento, podem ser facilmente resolvidos com a adoção de uma estratégia de mobilidade pelas equipes de campo e a implementação do gerenciamento de dispositivos móveis.

Os benefícios de implementar equipes de campo móveis são vários. A adoção da tecnologia permite reduzir custos e torna o gerenciamento da força de trabalho mais efetivo, ajuda a entender o comportamento, a eficiência e a produtividade dos funcionários e torna a comunicação mais aberta, ágil e transparente.

Mas, para a estratégia ser bem-sucedida, alguns passos são necessários:

Escolha os dispositivos e aplicativos corretos

O primeiro passo para melhorar a produtividade das equipes de campo é escolher os dispositivos e aplicativos corretos para os funcionários poderem realizar suas tarefas com eficiência. Fatores como durabilidade do equipamento, bateria, conectividade, compatibilidade e facilidade de uso precisam ser considerados. Por exemplo, dependendo do setor ou serviço fornecido, pode ser necessário dispositivos especializados para leitura de códigos de barra ou QR Code, assinatura digital ou até mesmo medição de temperatura. Tudo isso precisa ser analisado com o custo e disponibilidade dos dispositivos e aplicativos.

Implemente uma política para acesso

É crítico implementar uma política que defina funções e responsabilidades para as equipes de campo, TI e provedores serviços. Essa política abrange o uso dos dispositivos, segurança, privacidade, conformidade e manutenção. Por exemplo, deixar claro se os dispositivos são fornecidos pela empresa ou podem ser pessoais. Isso permite criar regras sobre como eles devem ser usados, quais recursos de segurança devem ser implementados, como são atualizados e como o acesso aos dados e aplicativos da empresa deve ser realizado.

Use uma solução de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM)

A solução MDM é uma ferramenta para gerenciar e monitorar remotamente os dispositivos utilizados pelas equipes de campo. A solução permite o registro, configuração, monitoramento e controle dos dispositivos, facilita a aplicação de políticas de uso, restrições, uso de senhas, criptografia de dados, bloqueio de aplicativos e limpeza de dados. Além de facilitar na distribuição e atualização de aplicativos autorizados e conteúdo para os funcionários.

Integre os dispositivos à solução de serviço de campo

A integração dos dispositivos móveis à solução utilizada pela empresa para gerenciar o serviço de campo tem papel importante na produtividade das equipes. Como é essa solução responsável pelo agendamento, despacho e relatórios, ao integrar os dispositivos é possível melhorar a comunicação e colaboração em tempo real, agilizando fluxos de trabalho, envio de ordens de serviço, cobrança de pagamentos e relatórios.

Treine as equipes de campo

Por fim, um fator importante para melhorar a produtividade das equipes de campo é treiná-las para usarem o dispositivo e seus aplicativos e dados com eficiência e segurança. Esse treinamento deve contemplar a operação dos dispositivos, detalhar as políticas de uso e fornecer instruções e diretrizes claras e transparentes sobre a utilização dos aparelhos.

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